‹ Poradniki

Wartościowanie stanowisk w małej firmie - czy mnie to dotyczy?

Stan prawny na 3 października 2026 r. · podstawa: projekt ustawy UC127 z 29 kwietnia 2026 r. · ok. 7 minut czytania

Tak. Według obecnego projektu ustawy wartościowanie stanowisk obejmie każdego pracodawcę - także firmę z kilkoma pracownikami. Mniejsze firmy mają lżejsze obowiązki raportowe, ale z oceny wartości pracy nie są zwolnione.

Skąd ten obowiązek

Unia Europejska przyjęła w 2023 r. dyrektywę 2023/970 o przejrzystości wynagrodzeń. Państwa miały ją wdrożyć do 7 czerwca 2026 r. Polska robi to projektem ustawy o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości - w rządowym wykazie prac oznaczonym jako UC127.

Najważniejszy dla małych firm jest art. 4 projektu: pracodawca dokonuje oceny wartości pracy na określonym stanowisku. Przepis nie zawiera żadnego progu zatrudnienia. Ocena ma się opierać na czterech obowiązkowych kryteriach, które projekt wpisuje do Kodeksu pracy:

• umiejętności - wykształcenie, kwalifikacje, doświadczenie, także umiejętności miękkie, jeśli są na stanowisku potrzebne,
• wysiłek - fizyczny i umysłowy,
• zakres odpowiedzialności - za ludzi, pieniądze, sprzęt, klientów,
• warunki pracy - np. hałas, praca w terenie, zmianowość.

Pracodawca może dodać własne podkryteria, ale musi stosować te same kryteria do wszystkich stanowisk. Ocenia się stanowisko, a nie osobę, która na nim pracuje.

Czy jest wyjątek dla małych firm?

Nie. W konsultacjach i opiniowaniu projektu kilka organizacji prosiło o zwolnienia. Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców i Konfederacja Lewiatan chcieli wyłączyć firmy poniżej 50 osób z części obowiązków informacyjnych. Prof. Arkadiusz Sobczyk proponował zwolnienie firm do ok. 20 pracowników z wartościowania, tworzenia kategorii i obowiązków informacyjnych. Ministerstwo zwolnień nie wprowadziło - uznało, że dyrektywa nie pozwala dowolnie zwalniać mniejszych pracodawców z obowiązków nałożonych na wszystkich. Wydłużyło jedynie termin odpowiedzi na wniosek o zasady podwyżek z 14 do 30 dni.

Jedyne złagodzenie dla firm poniżej 50 osób dotyczy informacji o tym, jak rosną płace - o tym niżej.

Co dokładnie musi zrobić firma do 49 pracowników

1. Ocenić wartość pracy na każdym stanowisku według 4 kryteriów (art. 4). Jeśli w firmie nie ma formalnie wydzielonych stanowisk, ocenia się rodzaje wykonywanej pracy.
2. Ułożyć stanowiska w kategorie - grupy, w których wykonuje się pracę jednakową albo o jednakowej wartości (art. 7).
3. Spisać czynniki, od których zależą płace i podwyżki - obiektywne i neutralne pod względem płci, np. rozwój umiejętności, wyniki, staż (art. 8).
4. Udostępnić pracownikom zasady ustalania płac - w sposób przyjęty w firmie, np. w regulaminie lub na tablicy (art. 12).
5. Zasady podwyżek pokazać na wniosek - firmy poniżej 50 osób nie muszą ich publikować same z siebie, ale na wniosek pracownika mają 30 dni na odpowiedź (art. 12 ust. 2).
6. Raz w roku poinformować pracowników, że mogą zapytać o swoje wynagrodzenie i o średnie płace kobiet i mężczyzn w swojej kategorii (art. 13).
7. Odpowiadać na takie pytania - na piśmie, w ciągu 30 dni, podając średnie roczne i godzinowe wynagrodzenia z ostatnich 12 miesięcy w podziale na płeć (art. 14).

Obowiązki według wielkości firmy

Próg 100 osób dla sprawozdania z luki płacowej liczy się w przeliczeniu na pełne etaty w ciągu roku, razem z pracownikami tymczasowymi.

Mam kilku pracowników. Czy to naprawdę ma sens?

Według projektu - tak, obowiązek jest ten sam. W bardzo małej firmie wartościowanie może być proste: kilka stanowisk, kilka podkryteriów, jedna tabela. Projekt poradnika ministerstwa zakłada, że w małej organizacji wystarczy kilka podkryteriów do każdego z czterech kryteriów, a nie kilkanaście jak w dużej.

Małą firmę czeka za to jedna pułapka, której nie mają duże: ochrona danych o płacach. Jeśli odpowiedź na pytanie pracownika ujawniłaby wynagrodzenie konkretnej osoby - na przykład w kategorii pracuje tylko jedna kobieta - pracodawca nie może przekazać tych danych pytającemu. Informuje go wtedy, że dane może otrzymać organ do spraw równości albo związek zawodowy (art. 41-45 projektu). W zespole kilkunastoosobowym taka sytuacja będzie częsta, a projekt nie podaje progu, od którego dane przestają być identyfikowalne.

A jeśli w firmie działa związek zawodowy?

Wtedy kryteria wartościowania trzeba z nim uzgodnić (30 dni na uzgodnienie), w ciągu 7 dni poinformować go o wynikach oceny, a podział na kategorie skonsultować (od 7 do 30 dni). W większości małych firm związku nie ma i te kroki odpadają.

Kary i ryzyko w sporze o płacę

• Grzywna od 2 000 do 60 000 zł (art. 59) - m.in. za brak wartościowania, brak kategorii, brak spisanych czynników płacowych, brak corocznej informacji czy brak odpowiedzi na wniosek pracownika. Oskarżycielem jest inspektor pracy.
• Ciężar dowodu po stronie pracodawcy (art. 52) - jeśli firma nie wypełniła obowiązków przejrzystości, a pracownik zarzuci jej dyskryminację płacową, to pracodawca musi udowodnić, że kierował się obiektywnymi powodami, nawet gdy pracownik niczego nie uprawdopodobnił.
• Odszkodowanie i zadośćuczynienie (art. 51) - zadośćuczynienie co najmniej w wysokości płacy minimalnej albo pełne wyrównanie zaległego wynagrodzenia z odsetkami. Przedawnienie: 3 lata od dnia, w którym pracownik dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o naruszeniu (nowy art. 291¹ Kodeksu pracy).

Od kiedy?

Ustawa wejdzie w życie 6 miesięcy po ogłoszeniu. Na październik 2026 r. projekt jest na etapie rządowym - Rada Ministrów planuje go przyjąć w IV kwartale 2026 r. Potem czeka go Sejm i Senat. Realnie obowiązki zaczną się najwcześniej w drugiej połowie 2027 r. Więcej o terminach, zmianach w kolejnych wersjach projektu i o tym, jak samemu sprawdzić etap prac - w poradniku Jawność wynagrodzeń - od kiedy?

Część zasad już obowiązuje: od 24 grudnia 2025 r. w rekrutacji trzeba podać kandydatowi wynagrodzenie lub jego przedział, używać neutralnych nazw stanowisk w ogłoszeniach i nie żądać informacji o płacy w poprzedniej pracy (art. 18^3ca i art. 22¹ Kodeksu pracy).

Czy wystarczy darmowe narzędzie ministerstwa?

Ministerstwo udostępniło projekt poradnika i arkusza Excel do wartościowania (wersje wstępne z listopada 2025 r.). Korzystanie z nich jest dobrowolne - to przykład metody, a nie wymóg. Arkusz liczy punkty i dzieli stanowiska na kategorie, ale podkryteria, wagi, skale punktowe, opisy poziomów i progi kategorii trzeba ustalić samodzielnie. Nie podpowiada też płac ani nie przygotowuje dokumentów dla pracowników.

Warto zacząć wcześniej: Związek Rzemiosła Polskiego pisał w opiniowaniu projektu, że wdrożenie wartościowania u jednego pracodawcy trwa co najmniej pół roku.

Co możesz zrobić już teraz

1. Spisz wszystkie stanowiska w firmie i w 2-3 zdaniach opisz zadania na każdym.
2. Sprawdź, czy osoby na podobnych stanowiskach zarabiają podobnie. Jeśli nie - zapisz, dlaczego (staż, wyniki, kwalifikacje).
3. Spisz, od czego dziś zależą u Ciebie podwyżki - nawet jeśli to tylko kilka zdań.
4. Sprawdzaj raz na kwartał, co dzieje się z projektem ustawy - albo zapisz się na naszą listę, a damy znać.

Pytania

Mam 5 pracowników na umowie o pracę. Czy też muszę?

Według obecnego projektu tak. Projekt nie zawiera progu zatrudnienia dla wartościowania. Przy kilku stanowiskach cała ocena może się zmieścić w jednej tabeli.

Czy liczą się osoby na zleceniu albo B2B?

Projekt posługuje się pojęciem pracownika z Kodeksu pracy, czyli osoby zatrudnionej na podstawie stosunku pracy, i wprost obejmuje pracowników tymczasowych. Osób na zleceniu i B2B wprost nie wymienia. Dyrektywa unijna rozumie pojęcie pracownika szerzej, więc ten punkt może się jeszcze zmienić albo zostać doprecyzowany przez sądy.

Czy muszę liczyć lukę płacową?

Nie, jeśli zatrudniasz mniej niż 100 osób. Sprawozdanie z luki płacowej jest dla mniejszych firm dobrowolne. Musisz jednak umieć podać pracownikowi średnie płace kobiet i mężczyzn w jego kategorii, jeśli o nie zapyta.

Czy wartościowanie oznacza, że wszyscy w kategorii muszą zarabiać tyle samo?

Nie. Projekt pozwala różnie wynagradzać osoby wykonujące pracę o tej samej wartości, jeśli różnica wynika z obiektywnych, neutralnych pod względem płci czynników - np. osiągnięć, kompetencji czy stażu (art. 8 ust. 2 i art. 9). Te czynniki trzeba jednak mieć spisane.

Źródła

• Projekt ustawy UC127 w Rządowym Procesie Legislacyjnym - wersja z 29.04.2026 r., uzasadnienie i tabele uwag z konsultacji
• Wykaz prac legislacyjnych Rady Ministrów - UC127
• Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej - poradnik i narzędzie do wartościowania pracy
• Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z 10 maja 2023 r.

Ten poradnik opisuje projekt ustawy i nie jest poradą prawną. Ostatnia aktualizacja: 9 października 2026 r.